12 + 1 vezetői hiba, amit elkövethetünk Six Sigma projektek során
Minden módszernek megvannak a maga korlátai, ez alól a Six Sigma sem kivétel. Még ha megfelelően alkalmazzuk is, a környezet nagyban befolyásolhatja a teljesítményt. A Six Sigma egy nagyon hatásos módszer, ami a gondolkodásmódunkat is formálja. A hatékonysága ellenére számos hibát lehet elkövetni a bevezetése és a használata során.
Milyen hibákat követhetünk el a Six Sigma projektek során, és hogyan kerülhetjük el őket?
Ebben a cikkben a leggyakrabban előforduló 13 vezetői hibát mutatjuk be:
- A Six Sigma célok elkülönítése (TOOL)
Különálló funkcióba kerül a Six Sigma tevékenység, ezért olyan problémákat is Six Sigma módszerrel oldunk meg, ahol nem hatékony a használata. Vagy minden projektet Six Sigma projekteknek nevezzünk el, annak ellenére, hogy a legcsekélyebb kapcsolatuk sincs a Six Sigmával. A Six Sigma egy módszer, egy eszköz a cél eléréséhez. A Six Sigma céljait kell beleépítenünk a szervezeti célokba.
- Tűzoltás vagy tűzmegelőzés (HŐSöket akarsz?)
Vannak, akik szeretnek hősök lenni, de ez azt jelenti, hogy folyamatosan problémákat kell megoldaniuk, és nincs idő a stratégiai feladatokra. A Six Sigma hosszútávú gondolkodás. Ha fenntartható megoldást akarunk, akkor kellő időre van szükségünk ahhoz, hogy megtaláljuk és megszüntessük a kiváltó okot. Fektessünk időt a hosszútávú megoldásba.
- Nincs vezetői támogatás
Ha a probléma nem fontos, üzleti szempontból irreleváns, az emberek nem lesznek elkötelezettek, és a végrehajtás késni fog. Szerezzünk jóváhagyást a projekt charter-re, és kérjük a projekt rendszeres nyomon követését, ha ez nem automatikus.
- Projekt területe
Ha a tanúsítvány a cél, és olyan projekteket választunk ki, amelyek könnyen megoldhatóak, de üzletileg nem fontosak, akkor rossz úton járunk. Ha következetesen az üzleti célokra összpontosítunk, akkor azonosíthatjuk a kritikus pontokat, és kiválaszthatjuk a megfelelő projektet. Kapcsoljuk össze a Six Sigma projekteket az üzleti célokkal / KPI-okkal.
- A projekt mérete
Ha túl kis projektet választunk, időt és erőforrásokat fektetünk egy olyan problémába, amely nem térül meg. Ezzel ellentétesen, hajlamosak vagyunk más problémákat is bevonni, felfújni a projektet. Ezután egy megacsapatot kell koordinálnunk több terméken, telephelyen, ami egy véget nem érő történethez vezet. Legyünk körültekintőek, és ki egy terméket/telephelyet válasszunk, oldjuk meg a problémát, és alkalmazzuk az eredményeket más termékekre/telephelyen is. Tartsuk szem előtt, hogy egy projektet 3-6 hónap alatt kell befejeznünk.
- Időnyomás
A megoldásnak tegnapra kell elkészülnie, mint mindig. Az alapos elemzéshez azonban idő kell. Egy megfelelő adatgyűjtés általában 2-4 hétig tart. Ez lehet rövidebb vagy akár hosszabb is. El kell fogadtatnunk a vezetőséggel, hogy van egy (általában kényelmetlen és költséges) áthidaló megoldás és a hosszútávú, fenntartható megoldás.
- Az erőforrás-szükséglet el nem fogadása
Ha meg akarjuk oldani a problémát, akkor a megfelelő erőforrásokat kell hozzárendelnünk. A projektvezető és egy Six Sigma Black Belt nem tudja egyedül megoldani a problémát. Be kell vonnunk mérnököket, termelési embereket (műszakvezető, operátor), le kell foglalnunk mérőszoba- és/vagy termelési kapacitást. Tájékoztassuk az összes érdekelt felet, és szerezzük meg a jóváhagyást a projekt charter-re.
- Minden problémát egyszerre akarunk megoldani
Vannak olyan időszakok, amikor a működés nem stabil, a selejt aránya magas, az ügyfélpanaszok naponta érkeznek. Úgy érezzük, hogy ellepnek a problémák. Nem könnyű eldönteni, hogy hol kezdjük el. Az erőforrások korlátozottak, ezért a legnagyobb tűzzel kezdünk, majd a következő tűz felé fordulunk, majd a következőt oltjuk. Végül egyik probléma sem oldódik meg. Készítsünk ütemtervet a legnagyobb hatású / könnyen megoldható problémákkal, rövid távú megoldásokkal, vezetői megállapodással és az ügyfél felé történő egyértelmű kommunikációval. Ne változtassunk minden héten.
- A módszer túlzott használata.
A Six Sigma széles eszköztárral rendelkezik, van bizonyos átfedés más módszerekkel, mint például a Lean. Ez nem jelenti azt, hogy mindenhol alkalmazni kell a Six Sigmát. Használjuk a Kaizent vagy a Leant, amikor azok jobban illenek a projekthez.
- Megvan a megoldás: „Tudjuk, mit kell tennünk”, akkor tegyük meg.
Ha van egyértelmű megoldás, akkor alkalmazzuk. A Six Sigmát a megbízható adatokon alapuló döntés ereje miatt használjuk. Ha elhamarkodottan következtetünk, az nem Six Sigma projekt. Ha másodszor halljuk, hogy „ez megoldja a problémát”, legyünk óvatosak, és készüljünk fel a valódi elemzésre és projektre.
- Változásmanagement problémák
Minden változás potenciálisan magában hordozza az ellenállást. Ha nem készülünk fel erre, nem találjuk meg az emberek mozgatórugóit, akkor ez komolyan hátráltatja a projektet. Ha sikerül megtalálnunk az érdekeiket, és ezzel a támogatottságuk (buy-in), akkor nagy lépést tettünk a siker felé.
- Project management tudás hiánya
A projekt management is egy szakma, különböző megközelítésekkel. Azonban, ha valaki ezekkel (ütemterv, erőforrás-tervezés, költségkeret, konfliktus-kezelés csak néhányat említve) nincsen tisztában, akkor könnyen frusztrálttá válhat a rászakadó problémáktól. Szervezzünk legalább egy bevezető tréninget, és mentoráljuk Green Belt-eket.
- +1 A sikereket nem jutalmazzuk és nem ünnepeljük
Akkor tudunk sikeresek lenni, ha a csapatunk az. A csapat akkor sikeres, ha azt érzi, hogy megbecsülik őket. Ha megtakarítanak dollár tízezreket, akkor kapjanak is érte valamit. Egy nyilvános dicséret is több a semminél. Mindenképpen törekedjünk a csapat és a kulcsemberek jutalmazására. Törődjünk a csapatunkkal!
Amennyiben nincsenek előzetes ismeretei a témát érintően vagy alaposan felfrissítené ismereteit, a Six Sigma Green Belt képzésünket ajánljuk, amelyet 2023.05.23-07.05 között tartunk.
A szakmai cikk írója: Péter Granasy, MBA Program Manager